Protection des données personnelles

A. Le responsable de traitement

L’INAP, ayant ses bureaux au 10 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg, est le responsable du traitement.

À ce titre, l’INAP est responsable de la manière dont il recueille, utilise, partage, stocke et protège vos données personnelles.

Le responsable du traitement peut être contacté à l’adresse suivante :

Institut national d’administration publique
10 avenue John F. Kennedy
L-1855 Luxembourg

Email : info@inap.etat.lu
Téléphone : (+352) 247-83171

B. Le délégué à la protection des données (DPO)

Le DPO peut être contacté à l’adresse suivante :

Institut national d’administration publique
À l'attention du délégué à la protection des données
10, avenue John F. Kennedy
L-1855 Luxembourg

Courriel : dpo@mfp.etat.lu (uniquement pour les questions en relation avec la protection des données)

C.     Catégorie de données à caractère personnel et finalité des traitements

Les programmes de formation continue sont conçus et mis en œuvre en collaboration étroite avec les administrations de l’État et des communes, avec pour objectif de répondre de façon aussi ciblée que possible aux besoins des agents et des services dont ils relèvent. Selon le type de finalité poursuivie, les données personnelles sont collectées et traitées dans le cadre de nos activités.

Catégorie de données à caractère personnel

• Données relatives à votre état civil et à votre identité, telles que nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone, pièce d’identité ou autres documents identifiants administratifs.
• Le numéro d’identification (matricule).
• Données financières, par exemple: RIB, IBAN.
• Données médicales afin de prévoir un matériel adapté en cas de handicap.
• Données relatives à la composition de votre ménage, telles que mariage ou forme de cohabitation, historique marital, membres de la famille.
• Données relatives à votre vie professionnelle et plus particulièrement les informations indiquées dans votre curriculum vitae. Par exemple, langues maîtrisées, qualifications professionnelles, employeur, titre et description de poste, date de recrutement, lieu de travail, spécialisation, copies de diplômes, etc.
• Toute autre donnée personnelle que vous décidez de communiquer au personnel de l’INAP.

Finalité des traitements

Gestion des services assurés par l’INAP

Traitements relatifs aux demandes d’inscription à une formation, y compris via le catalogue de formations en ligne

• Gestion des inscriptions dans la base de données pour communiquer les documents administratifs nécessaires au suivi de la formation.
• Préparation de la formation (communication d'informations aux chargés de formation pour appréhension du public).
• Suivi de la participation.
  • Listes de présence.
  • Nom et prénom des participants.
  • Communication de documents pédagogiques.

Traitements relatifs aux demandes d’assimilation à une formation continue (agent étatique et agent communal)

• Analyse du dossier.
• Communication sur la décision concernant l'assimilation.

Traitements relatifs aux candidatures de chargé de cours

• Analyse du dossier de candidature par l'INAP et organisation d'entretiens.
• Si candidat retenu, transmission des données au MFP pour décision finale.
• Communication avec le candidat sélectionné.
• Paiement des indemnités du candidat sélectionné.
• Publications des noms et prénoms des chargés de cours dans le catalogue de l'INAP.
• Évaluations du chargé de cours par les participants des formations.
• Sous réserve d'acceptation dans le dossier de candidature :
  • Conservation des données par l'INAP pour contact ultérieur en cas de besoin de formation en rapport avec les compétences de la personne.
  • Transmission des données par l'INAP à des ministères, administrations, établissements publics ou communes pour contact ultérieur en cas de besoin de formation en rapport avec les compétences de la personne.

Traitements relatifs aux désignations en tant que délégué à la formation

• Communication avec les délégués à la formation.
• Créer et entretenir un réseau de délégués à la formation.
• Les informer des nouvelles formations et de l'organisation de l'INAP.
• Leur fournir des informations sur leurs apprenants.

Réalisation de statistiques pour effectuer le suivi et le pilotage des actions, la mise en œuvre de politiques de formations et réaliser des évaluations

D. Sources des données traitées

En sus des données personnelles que l’INAP collecte directement auprès de vous, l’INAP peut également collecter des données personnelles auprès de l'administration ou de l'organisme sollicitant ses services.

L’INAP peut vérifier votre affiliation dans le registre national des personnes physiques RNPP (loi modifiée du 19 juin 2013 relative à l’identification des personnes physiques).

E. Sous-traitant

L’INAP a recours à des sous-traitants pour l'assister dans ses travaux de développement et de maintenance, dans le contexte de la gestion de l'infrastructure informatique. Ces travaux sont réalisés dans les règles de l'art. 

Des sous-traitants peuvent aussi intervenir dans le cadre des formations proposées par l’INAP. Étant donné que ces sous-traitants peuvent évoluer au fil du temps, une liste actualisée peut être fournie sur demande.

F. Les mesures de sécurité

Le responsable de traitement, tout comme ses sous-traitants, met en place des politiques et des mesures techniques et organisationnelles appropriées, afin de protéger la sécurité de vos données personnelles et principalement la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de celles-ci.

Le délégué à la protection des données de l’INAP s’occupe à plein temps de la protection des données personnelles et s'assure que l’INAP est en mesure de démontrer sa conformité à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

Le personnel de l’INAP est soumis à une obligation de confidentialité. Il est formé et a reçu une documentation pour le sensibiliser et améliorer ses connaissances en matière de protection des données à caractère personnel.

L’accès aux locaux de l’INAP est sécurisé par des systèmes de contrôle d’accès et un système de vidéosurveillance.

Les documents physiques à caractère personnel traités par l’INAP sont sécurisés. Les documents électroniques traités par l’INAP sont sécurisés au travers des différentes applications et politiques de sécurité du Centre des technologies de l'information de l'État (CTIE) et de l'Agence nationale de sécurité des systèmes informatiques (ANSSI).

G. Qui peut avoir accès à vos données à caractère personnel ?

Les données personnelles traitées par l’INAP ne sont accessibles qu’à ses agents qui en ont besoin dans le cadre de leur fonction.

Dans certains cas limités et circonstanciés, vos données peuvent être accessibles aux prestataires de l’INAP et aux autorités légalement fondées à se les faire communiquer (par exemple, les autorités policières ou judiciaires). Tous ces destinataires sont tenus de respecter la législation en matière de protection des données qui leur est spécifiquement applicable.

H. Durée de conservation de vos données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel sont conservées pour la durée nécessaire à l’accomplissement des obligations légales et réglementaires de l’INAP.

L’INAP s’engage à ce que les données collectées soient conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles ces données sont collectées et traitées. Ces données peuvent également être conservées dans l’objectif de respecter les délais de prescription et de toutes autres dispositions légales.

I. Où sont transférées vos données à caractère personnel ?

Sauf exception dûment justifiée, vos données sont traitées au sein de l’Union européenne et ne font l’objet d’aucun transfert à destination de pays tiers.

Vos données sont susceptibles d’être partagées avec les catégories de personnes suivantes :

• Ministère / administration / commune / établissement public de l’agent soumettant la demande d’inscription à une formation de l’INAP ou dans le cadre d’une demande d’assimilation;
• Centre de gestion du personnel et de l’organisation de l’État (CGPO), dans le cadre des épreuves du contrôle de la connaissance des langues ;
• Chargé(s) de cours concerné(s) par la formation ;
• Prestataires techniques établis dans l’UE.

Les informations qui vous concernent recueillies par le biais d’un formulaire de l’INAP font l’objet d’un traitement. Chaque formulaire limite la collecte des données personnelles au strict nécessaire (minimisation des données) et indique notamment :

• Quels sont les objectifs du recueil de ces données (finalités) ;
• Si ces données sont obligatoires ou facultatives pour la gestion de votre demande.

Ces informations sont conservées par l’INAP pour la durée nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement.

La durée de conservation des données communiquées dépendant de la demande, l’INAP communiquera sur demande, au cas par cas, cette durée, ou les critères qu'il utilisera pour la déterminer.

Ici vous pouvez prendre connaissance des notices d'information sur les différents traitements des données personnelles que l’INAP est amené à effectuer :

• Notice d’information en matière de surveillance vidéo

A. Droit à l’information

Toute personne a un droit de regard sur la collecte et le devenir de ses données à caractère personnel.

Les personnes concernées ont également un droit à être informées d’une violation de données à caractère personnel si celle-ci est susceptible d'engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés.

B. Droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir la confirmation de l’INAP qu’il traite vos données à caractère personnel et d’obtenir une copie de ces données.

C. Droit de rectification

Vous pouvez demander la rectification de vos données erronées ou incomplètes.

D. Droit à l’effacement

Vous pouvez demander l’effacement de vos données à caractère personnel dans les limites et les conditions légales et réglementaires en vigueur.

E. Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer pour des raisons tenant à une situation particulière, au traitement de vos données personnelles.

F. Droit à la portabilité

Vous pouvez récupérer les données que vous avez fournies à l’INAP, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

G. Droit de retirer le consentement

Lorsque nous utilisons vos données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Ce retrait ne porte pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait.